Warum ist sie wichtig und wie kann sie umgesetzt werden?

Datenschutz in Unternehmen spielt besonders, seitdem die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 verbindlich angewendet werden muss, eine entscheidende Rolle im täglichen Umgang und bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Doch die Vermittlung der anzuwendenden Datenschutz-Regelungen an Mitarbeitende gestaltet sich nach wie vor schwierig. Laut einer Studie des Digital-Forschungsinstituts Bitkom unter über 500 Unternehmen stellen 74 Prozent der Befragten fest, dass Datenschutz so kompliziert geworden sei, dass es ihnen schwer falle, ihre Mitarbeiter:innen über Datenschutz aufzuklären.

Um sicherzustellen, dass sensible Daten geschützt werden, müssen Mitarbeiter:innen jedoch über die neuesten Datenschutzrichtlinien und -praktiken informiert sein und ganz besonders – diese auch anwenden können. Keine Frage – dieses brisante und zugleich für Wenige spannende Thema attraktiv aufbereitet und anwendungsaktuell zu vermitteln, stellt für Bildungs- und Personalverantwortliche in Organisationen eine große Herausforderung dar. Eine regelmäßige Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter:innen ist allerdings unerlässlich, um Datenlecks und Sicherheitspannen vorzubeugen.

Datenschutz-Schulung Definition

Aber was genau ist eine Datenschutz-Schulung? Eine Datenschutz-Schulung ist ein Training, das Mitarbeiter:innen darüber informiert,

wie sie sich entsprechend der DSGVO verhalten sollen,
wie sie personenbezogene Daten datenschutzkonform verarbeiten,
welche Datenschutzgesetze und -richtlinien gelten,
und wie Datenschutzverletzungen entstehen und wie sie vermieden werden können.

Ziel ist es, das Bewusstsein für den Datenschutz zu schärfen und die Mitarbeiter:innen für potenzielle Datenschutzrisiken zu sensibilisieren. Außerdem sollten Mitarbeitende die geltenden Regelungen der DSGVO in ihrer täglichen Arbeitsroutine sicher anwenden können.

Warum sollten Mitarbeiter:innen zum Datenschutz geschult werden?

Die Antwort ist einfach: Mitarbeiter:innen sind die erste Verteidigungslinie gegen Datenschutzverletzungen. Da von der DSGVO alle Mitarbeitenden aller Branchen betroffen sind, ist es fast unmöglich, in Arbeitsprozessen mit keinen personenbezogen Daten in Kontakt zu kommen. Schon der Name eine:r Kund:in auf einem Lieferschein oder bei einer Reservierung in einem Restaurant ist eine personenbezogene Information. Wenn Mitarbeitende über die richtigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, können sie dazu beitragen, Datenverluste und Datenschutzverletzungen zu verhindern.

Dies bewahrt das Unternehmen zudem davor, Bußgeldrisiken aufgrund von Datenschutzverstößen zu minimieren. Angesichts der steigenden Arbeit mit personenbezogenen Daten – ob online oder offline – nimmt entsprechend auch die Bedeutung zu, ein Bewusstsein für datenschutzkonformes Verhalten am Arbeitsplatz zu schaffen und so das Vertrauen von Mitarbeitenden, Kund:innen und Partner:innen gleichermaßen zu stärken.

Als Praxis Case wollen wir mit dir unser Vorgehen bzgl. interner Datenschutz-Schulungen im Rahmen der edubreak®ACADEMY teilen und dir zeigen, wie eine Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter:innen bei einer Remote-Company wie Ghostthinker aussehen kann.

Wie oft sollte eine Datenschutz-Schulung durchgeführt werden?

Die regelmäßige Durchführung von Datenschutz-Schulungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter:innen immer auf dem neuesten Stand sind. In der Regel ist eine jährliche Durchführung einer Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter:innen empfehlenswert. Auch wir bei Ghostthinker führen unter unseren Mitarbeitenden jährlich eine Online-Datenschutz-Schulung durch, die genau auf die Situation unseres Teams bei der digitalen Datenverarbeitung zugeschnitten ist. Der Turnus für Datenschutz-Schulungen hängt allerdings stark von der jeweiligen Situation und dem Geschäftsbereich des jeweiligen Unternehmens ab.

So unterliegen beispielsweise personenbezogenen Daten im Gesundheitswesen einem besonderen Schutz, da sie Gesundheitsdaten wie Informationen zu medizinischen Behandlungen oder Testergebnissen verarbeiten. Hier kann es ratsam sein, Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter:innen mehrmals im Jahr durchzuführen und in das Onboarding neuer Teammitglieder zu integrieren. Auch Mitarbeitende im Personalwesen arbeiten mit besonders sensiblen, personenbezogenen Daten und müssen regelmäßig über Neuerungen der DSGVO informiert werden. Bei allgemeinen Änderungen in den Datenschutzgesetzen oder -richtlinien sollten teamübergreifend zusätzliche Datenschutz-Schulungen durchgeführt werden.

Vorlage für Datenschutz-Schulungen

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Datenschutzbeauftragte als erste Anlaufstelle

Erste:r Ansprechpartner:in in Sachen Datenschutz sollte hierbei immer der/die jeweilige Datenschutzbeauftragte des Unternehmens sein, der die gesetzlichen Entwicklungen und die Unternehmenssituation genau im Blick hat. Der/die Datenschutzbeauftragte in einem Unternehmen kann grundsätzlich eine interne Person sein, die im Unternehmen angestellt ist und über entsprechende Fachkenntnisse im Bereich Datenschutz verfügt. Alternativ können auch externe Personen oder Firmen beauftragt werden, um die Funktion des Datenschutzbeauftragten wahrzunehmen.

Diese externen Datenschutzbeauftragten werden oft von spezialisierten Dienstleistern oder Beratungsunternehmen zur Verfügung gestellt. In jedem Fall muss der/die Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen und entscheidet schlussendlich über die zu treffenden Maßnahmen hinsichtlich der Anwendung der DSGVO im Unternehmen sowie der Schulung des Teams. Doch wie vermittle ich die wichtigsten Datenschutzregelungen übergreifend an alle Mitarbeitenden im Unternehmen, ohne zu viele Ressourcen für Dozierende oder Veranstaltungsräume aufwenden zu müssen?

Mehr Effizienz durch Online-Datenschutz-Schulungen im Selbststudium

Wir bei Ghostthinker setzen auf unsere Expertise im Bereich Online Lernen und stellen unserem Team eine Datenschutz-Schulung mit Schulungsvideos und In-Video-Quizzes bereit. Für die Videos nutzen wir aktivierende Storytelling-Elemente, damit uns die Inhalte der Videos noch besser in Erinnerung bleiben. Die Umsetzung von Datenschutz-Schulungen als Online-Lernformat mit aktivierenden Elementen bietet für uns viele Vorteile.

Wir können unsere Mitarbeiter:innen unabhängig von ihrem Standort schulen,
Zeit und Geld sparen durch wegfallende Kosten für Dozierende und Absprachen,
unseren Mitarbeitenden mehr Flexibilität hinsichtlich des zeit- und ortsunabhängigen Absolvierens der Online-Datenschutz-Schulungen gewähren.
Zudem ermöglicht die Online-Schulung eine einfache Nachverfolgung des Lernfortschritts und der Teilnahme unserer Mitarbeiter:innen, wodurch eine Wissensüberprüfung unkompliziert durchgeführt werden kann.

Datenschutz-Schulung Vorlage für Mitarbeiter:innen

Da es sich beim Datenschutz um ein branchen- und organisationsunabhängiges Thema handelt, bietet es sich an, auf Vorlagen für Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter:innen zurückzugreifen. Ob als Präsentation, Online-Schulung oder Handbuch – Die wichtigsten Infos rund um die DSGVO können in unterschiedlichsten Formaten aufbereitet und weitergegeben werden. Wir haben uns für die Verwendung einer Vorlage im animierten Storytelling-Format mit unserem Firmenmaskottchen “Ghostie” entschieden. Mit unserem Lernvideo wollen wir sicherstellen, dass alle relevanten Themen flächendeckend kommuniziert werden und die Qualität der Vermittlung der Datenschutz-Informationen nicht leidet.

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Datenschutz geht uns alle an

Insgesamt ist eine Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter:innen unerlässlich, um die persönlichen Daten von Kund:innen und Partner:innen zu schützen und das Vertrauen in das Unternehmen zu stärken. Ob intern oder extern – bereits jetzt habe die Einführung von einheitlichen Datenschutzregelungen laut Bitkom für 51 Prozent der Befragten das Vertrauen in digitale Prozesse gestärkt und weltweit neue Maßstäbe zur Datensicherheit gesetzt (61 Prozent). Gut geschulte Mitarbeiter tragen letztendlich dazu bei, das Ansehen des Unternehmens zu wahren. Datenschutz-Schulungen sind somit ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur und jedes Teammitglied trägt dazu bei, die Sicherheit und das Vertrauen in das Unternehmen zu wahren.